„Send If Approved“ ist ein Add-In für Microsoft Outlook, das den E-Mail-Versandprozess kontrolliert, indem E-Mails nur nach Zustimmung gesendet werden. Hier ist eine ausführliche Beschreibung des Tools und seiner Funktionen:
- Funktionalitäten:
- Mit „Send If Approved“ kannst du ausgehende Nachrichten in einen bestimmten Ordner verschieben, anstatt sie sofort zu senden. Diese Nachrichten werden erst nach der Genehmigung durch einen zuständigen Sachbearbeiter gesendet.
- Dieses Tool ist besonders nützlich für die Ausbildung neuer Mitarbeiter, die am Schriftwechsel mit Kunden beteiligt sind. Es kann auch im täglichen Arbeitsablauf verwendet werden, um sicherzustellen, dass E-Mails erst nach der Überprüfung durch einen anderen Mitarbeiter gesendet werden.
- Mit „Send If Approved“ kannst du ein komplexes System aufbauen, in dem eine E-Mail durch eine Kette von Mitarbeitern geht und jeder sie ergänzen und verändern kann, bevor sie gesendet wird.
- Anwendungsbeispiel:
- Angenommen, du stehst im Schriftwechsel mit verschiedenen Kollegen einer Firma, und du musst oft die E-Mails aus diesen Korrespondenzketten durchschauen oder umleiten. „Send If Approved“ ermöglicht eine schnelle E-Mail-Suche zum gleichen Thema und zeigt nur die gefundenen E-Mails an. Dies ist hilfreich, um Fehler beim Entfernen oder Umleiten von E-Mails mit ähnlichen, aber nicht gleichen Themen zu vermeiden.
- Das Tool ist auch nützlich, wenn du im Briefwechsel mit einem Adressaten stehst, der verschiedene E-Mail-Adressen nutzt. Es ermöglicht dir, alle E-Mails von diesem Adressaten zu finden, unabhängig davon, ob sie über die Arbeits- oder Privatadresse gesendet wurden.
„Send If Approved“ erweist sich als ein unverzichtbares Werkzeug für Teams und Organisationen, die eine zusätzliche Überprüfungs- und Genehmigungsebene für ausgehende E-Mails benötigen, um die Qualität und Angemessenheit der Kommunikation sicherzustellen.
Beispiel einer Anwendung:
Die Hauptfunktion dieses Tools ist es, einem Administrator die Möglichkeit zu geben, Nachrichten, die von anderen Mitarbeitern geschrieben wurden, vor dem Versenden zu überprüfen.
Zuerst stellen Sie sicher, dass in den Einstellungen von MAPILab Toolbox (Extras | MAPILab Toolbox | Optionen) das Kontrollkästchen neben Send If Approved aktiviert ist:
Send If Approved erweitert die Regeln von Microsoft Outlook. Nach der Aktivierung dieses Tools können Sie eine neue Regel erstellen, mit der bestimmte Nachrichten vor dem Versand in einen bestimmten Ordner verschoben werden. Hierzu öffnen Sie den Regelassistenten (Extras | Regeln und Benachrichtigungen) und klicken auf die Schaltfläche „Neue Regel“. Markieren Sie die Option „Regel ohne Vorlage erstellen“ und anschließend die Option „Nachrichten nach dem Senden prüfen“, damit ausgehende Nachrichten geprüft werden. Klicken Sie dann auf „Weiter“:
Als nächstes müssen Sie festlegen, welche der ausgehenden Nachrichten verarbeitet werden sollen. In diesem Fall wäre es am sinnvollsten, Nachrichten zur Genehmigung über ein bestimmtes E-Mail-Konto zu versenden. Hierzu wählen Sie die Option „über Konto Kontoname“ und geben das E-Mail-Konto an, indem Sie auf „Kontoname“ klicken:
Geben Sie im nächsten Schritt an, was mit der Meldung geschehen soll. Dazu müssen Sie die Aktion(en) auswählen. Um „Send If Approved“ auszuwählen, markieren Sie die Aktion „Mit einer vordefinierten Aktion bearbeiten“, wählen Sie „MAPILab Custom Action“ als vordefinierte Aktion und klicken Sie auf „Ändern“. Im neuen Fenster wählen Sie in der Auswahlliste Send If Approved und klicken auf „Optionen„, um das Tool zu konfigurieren:
Wählen Sie nun im Einstellungsfenster von Send If Approved den Ordner aus, in den die bearbeiteten Nachrichten verschoben werden sollen:
Nun ist die Regel fast fertig. Falls erforderlich, können Sie noch die Ausnahmen für diese Regel angeben. Geben Sie im abschließenden Schritt der Regelerstellung einen Namen für die erstellte Regel ein und klicken Sie auf „Fertigstellen“:
Klicken Sie nun auf „Senden“ und wählen Sie das entsprechende E-Mail-Konto aus, wird die Nachricht nicht versendet, sondern in den angegebenen Ordner verschoben.
Hinweis:
Bitte beachten Sie, dass bei Verwendung von Microsoft Exchange Server der Mitarbeiter, der die E-Mails liest und versendet, über die „Senden als“-Rechte verfügen muss, um von anderen Mitarbeitern erstellte E-Mails versenden zu können. Weitere Informationen zu den „Senden als“-Rechten finden Sie in der Microsoft Knowledge Base: docs.microsoft.com