„Batched Mail“ ist ein Add-In für Microsoft Outlook, das speziell dafür entwickelt wurde, den E-Mail-Versand zu optimieren und zu automatisieren, insbesondere in Situationen, in denen Einschränkungen seitens des E-Mail-Servers bestehen. Hier ist eine ausführliche Beschreibung des Tools und ein Anwendungsbeispiel:
Hauptfunktionen und Vorteile:
- Anpassung des E-Mail-Versands: Batched Mail ermöglicht die Planung des E-Mail-Versands, indem du die Anzahl der E-Mails festlegen kannst, die innerhalb eines bestimmten Zeitraums gesendet werden sollen.
- Einfache Bedienung: Durch flexible Versandeinstellungen kannst du separate Regeln für verschiedene Absender und Empfänger erstellen.
- Zeitersparnis und Fehlervermeidung: Das Tool automatisiert den Versandvorgang, spart Zeit und verhindert Fehlermeldungen, die aufgrund der Überschreitung der erlaubten E-Mail-Anzahl entstehen können.
Anwendungsbeispiel:
- Angenommen, dein E-Mail-Server erlaubt nur den Versand von 60 E-Mails pro Stunde, und du hast 200 E-Mails im Postausgang. Normalerweise würde der Server nach 60 E-Mails den Versand unterbrechen und einen Fehler melden. Mit Batched Mail kannst du diesen Prozess vollständig automatisieren. Das Tool wird jede Stunde die festgelegte Anzahl von E-Mails versenden, ohne dass Fehlermeldungen auftreten oder deine Beteiligung erforderlich ist. Dabei kannst du auch Einstellungen vornehmen, wie das priorisierte Versenden von Nachrichten mit hoher Wichtigkeit.
Nach der erfolgreichen Installation von MAPILab Toolbox vergewissern Sie sich, dass Batched Mail aktiviert ist. Prüfen Sie dazu, ob in den Einstellungen von MAPILab Toolbox (Extras | MAPILab Toolbox | Optionen) das Kontrollkästchen neben Batched Mail aktiviert ist:
Nun müssen Sie in den Einstellungen von Batched Mail (Extras | MAPILab Toolbox | Batched Mail) die Option „Maximal 60 Nachrichten pro Stunde senden“ aktivieren.
Aktivieren Sie auch die folgenden Optionen:
- Nachrichten mit „Wichtigkeit: Hoch“ priorisieren – so werden E-Mails, deren Wichtigkeit als hoch markiert ist, zuerst versendet;
- „Wichtigkeit: Hoch“ beim Senden auf Normal„ zurücksetzen – damit die E-Mail beim Empfänger nicht mit Wichtigkeit: Hoch“ markiert wird, da diese Markierung in diesem Fall nur dazu dient, dem Programm mitzuteilen, welche E-Mails als erstes gesendet werden sollen,
- Diese Regel aktivieren – um die erstellte Regel zu aktivieren.
Batched Mail versendet jetzt maximal 60 E-Mails pro Stunde. Alle E-Mails, die auf den Sendevorgang warten, werden im Reiter „Warteliste“ angezeigt:
Batched Mail ist ein hilfreiches Werkzeug für alle, die regelmäßig große Mengen an E-Mails versenden und dabei auf Serverbeschränkungen stoßen. Es bietet eine effiziente Lösung, um den E-Mail-Versand unter Berücksichtigung dieser Einschränkungen zu verwalten und zu automatisieren.