„Reply All“ Forget für Microsoft Outlook ist ein Add-In, das speziell entwickelt wurde, um das Risiko zu minimieren, versehentlich nur auf eine E-Mail zu antworten, statt auf alle Empfänger. Hier ist eine ausführliche Beschreibung des Tools und sein Anwendungsbeispiel:
- Funktionalitäten:
- Dieses Add-In hilft, peinliche Fehler zu vermeiden, die auftreten, wenn man versehentlich den „Antworten“-Button anstelle von „Allen Antworten“ anklickt. In solchen Fällen würde nur die erste Person in der Empfängerliste die E-Mail erhalten, während alle anderen Empfänger ausgelassen würden.
- In Geschäftssituationen können solche Fehler zu Verzögerungen in der Auftragsabwicklung, dem Scheitern von Verträgen oder sogar zu Rufschädigung führen.
- „Reply All“ Forget fügt keine zusätzlichen Buttons hinzu, sondern präzisiert bei mehreren Empfängern die Auswahl, indem es eine Bestätigung der Empfänger fordert, an die du die E-Mail senden möchtest. Es bietet dir die Möglichkeit, entweder nur auf eine E-Mail zu antworten, allen zu antworten oder die Erstellung der neuen E-Mail abzubrechen.
- Anwendungsbeispiel:
- Nach der Installation und Aktivierung des Add-Ins in den Einstellungen von MAPILab Toolbox, öffnet sich bei Anklicken des „Reply“-Buttons ein zusätzlicher Dialog, wenn deine E-Mail mehrere Empfänger hat. Hier kannst du dann bestätigen, ob du an eine einzelne Person oder an alle Teilnehmer des Schriftwechsels antworten möchtest. Diese Funktionalität hilft, Fehler zu minimieren und sicherzustellen, dass alle relevanten Empfänger die Antwort erhalten.
„Reply All“ Forget ist somit ein sehr nützliches Werkzeug für alle Outlook-Nutzer, die häufig mit E-Mails an mehrere Empfänger arbeiten und sicherstellen möchten, dass ihre Antworten korrekt adressiert werden. Es vereinfacht den Antwortprozess und trägt dazu bei, typische Fehler bei der E-Mail-Kommunikation zu vermeiden.
Beispiel für die Verwendung der Komponente
Wenn Sie die MAPILab Toolbox installiert haben, müssen Sie die gewünschten Komponenten aktivieren. Überprüfen Sie, ob in den Programmeinstellungen neben „Reply All“ Forget ein Häkchen gesetzt ist.
Nachdem Sie die Einstellungen der Komponenten von MAPILab Toolbox vorgenommen haben, öffnet sich beim Klicken auf die Schaltfläche Antworten ein zusätzlicher Dialog, wenn Ihre E-Mail mehrere Empfänger hatte. Hier müssen Sie Ihre Auswahl bestätigen: Senden Sie Ihre E-Mail an eine Person oder an alle Teilnehmer der Korrespondenz. Drei Varianten sind möglich:
- Antworten: In diesem Fall erhält nur die erste Person in der Liste Ihre E-Mail.
- Allen antworten: Outlook fügt automatisch alle Empfänger in das Feld „Senden an“ ein.
- Sie können die Erstellung der neuen E-Mail auch abbrechen.
